1. Quién trata los datos
Spedis Consulting SRL (RNC 133543834), con domicilio en la calle Eduardo Vicioso núm. 88, Suite 204, Plaza Delfia, Santo Domingo, República Dominicana, desarrolla y opera INDESY eFact, un servicio de facturación electrónica.
- Datos de sus clientes y de quienes nos escriben: los de las cuentas y los usuarios de los contribuyentes que contratan el servicio, los de quienes se comunican con soporte y los de quienes llenan el formulario de solicitud de la web. Spedis Consulting SRL es el responsable de su tratamiento.
- Datos de los comprobantes: los de compradores y proveedores que figuran en los comprobantes fiscales electrónicos que un contribuyente emite o recibe por medio de INDESY eFact. Spedis Consulting SRL actúa como encargado del tratamiento por cuenta del contribuyente, que es su responsable.
2. Qué datos tratamos
- De los contribuyentes clientes: RNC, razón social, nombre comercial, domicilio, teléfonos, correos electrónicos y datos del representante.
- De quienes llenan el formulario de solicitud: nombre, apellidos, cargo, correo y WhatsApp; RNC, razón social, nombre comercial y sitio web de su empresa; y lo que nos cuenta de su facturación (cómo factura, su volumen, si recibe e-CF, si tiene certificado digital, si ya se postuló ante la DGII y en qué plazo necesita emitir).
- De la firma de los comprobantes: el certificado digital para procedimientos tributarios del firmante del contribuyente (nombre, cédula y vigencia) y su contraseña. Se guardan cifrados, con la autorización expresa de su titular, junto con el registro de cada uso.
- De la firma electrónica del contrato y de las aceptaciones: nombre, cédula y cargo del representante; su correo; la imagen de su firma, si la dibuja; la dirección IP y el dispositivo; y el secreto de su app autenticadora, si la usa, que se guarda cifrado.
- De los comprobantes: RNC o cédula, nombre o razón social, dirección y correo del comprador o del proveedor; detalle de bienes y servicios, montos e impuestos.
- Técnicos: direcciones IP, fecha y hora de las operaciones y registros de auditoría necesarios para la seguridad del servicio.
3. Para qué los usamos y con qué base
- Emitir, firmar, enviar a la DGII, recibir, entregar y conservar comprobantes fiscales electrónicos. Es el cumplimiento de las obligaciones de la Ley núm. 32-23 de Facturación Electrónica, del Decreto núm. 587-24 y de las normas de la DGII.
- Enviar al comprador la representación impresa del comprobante, por instrucción del contribuyente emisor.
- Prestar soporte, facturar el servicio y administrar la relación contractual con el cliente.
- Atender las solicitudes que llegan por el formulario de la web, contactar a quien la envía y darle seguimiento, con la autorización que nos da al enviarla.
- Proteger el servicio, detectar abusos y atender requerimientos de la autoridad competente.
No vendemos ni cedemos datos personales. No los usamos para publicidad ni para elaborar perfiles.
4. A quién se comunican
- A la DGII y al receptor electrónico de cada comprobante, porque así lo exige el modelo de facturación electrónica.
- A los proveedores de infraestructura que nos prestan servicios, solo para ese fin y con obligaciones de confidencialidad y seguridad. Alojamiento: Hetzner, en Estados Unidos. Almacenamiento y DNS: Cloudflare. Gestión de llaves: Amazon Web Services. Envío de correos: Zoho ZeptoMail. Monitoreo de errores: Sentry, con los datos sensibles redactados.
- A las autoridades que los requieran conforme a la ley.
| Proveedor | Para qué | País | Garantías |
|---|---|---|---|
| Hetzner | Servidores del servicio | Estados Unidos | Contrato con obligaciones de confidencialidad y seguridad; cifrado en tránsito; cifrado en reposo de los certificados y los respaldos; acceso restringido |
| Cloudflare | DNS y almacenamiento de los documentos fiscales y de los respaldos | Red global, con sede en Estados Unidos | |
| Amazon Web Services | Gestión de las llaves que cifran los certificados | Estados Unidos | |
| Zoho (ZeptoMail y Zoho CRM) | Envío de correos, y registro y seguimiento de las solicitudes y de los clientes | Estados Unidos | |
| Sentry | Monitoreo de errores, con los datos sensibles redactados | Estados Unidos |
Algunos de estos proveedores están fuera de la República Dominicana. Esas transferencias internacionales se hacen con el consentimiento expreso que el cliente da al contratar el servicio (Ley núm. 172-13, art. 80.1). Para los datos de los comprobantes, las autoriza el contribuyente, que es el responsable, en el encargo de tratamiento de su contrato.
5. Cuánto tiempo los conservamos
- Comprobantes fiscales electrónicos, acuses y representaciones impresas: al menos 10 años, el plazo de conservación que exige la normativa fiscal. Durante ese plazo no pueden modificarse ni borrarse.
- Datos de la cuenta del cliente: mientras dure la relación contractual y, después, el tiempo que exijan las obligaciones legales y fiscales.
- Datos de quien envía una solicitud y no contrata: hasta 2 años desde su último contacto con nosotros, o menos si pide que los eliminemos.
- Registros técnicos y de auditoría: el tiempo necesario para la seguridad y la trazabilidad del servicio.
6. Cómo los protegemos
Usamos cifrado en tránsito (HTTPS) y cifrado de los certificados digitales, con llaves custodiadas en un servicio de gestión de llaves: ninguna persona de Spedis puede ver un certificado ni su contraseña. Cada cliente está aislado del resto en la base de datos. El acceso administrativo está restringido y auditado. Los documentos fiscales son inmutables y tienen copias de respaldo cifradas. El detalle está en nuestra Política de Seguridad de la Información.
Incidentes. Si un incidente de seguridad afecta datos personales, avisamos al contribuyente afectado sin demora indebida y a más tardar dentro de las 72 horas desde que lo conocemos. El aviso dice qué pasó, qué datos y cuántos titulares afecta, qué medidas tomamos y a quién puede contactar.
7. Sus derechos
Como titular de datos personales, usted puede solicitar el acceso a sus datos, su rectificación o actualización, su cancelación u oposición a su tratamiento, en los términos de la Ley núm. 172-13.
- Escriba a soporte@indesyefact.com, indicando su nombre, su documento de identidad y lo que solicita.
- Respondemos las solicitudes de acceso en un máximo de 5 días hábiles, y las de rectificación o supresión en un máximo de 10 días hábiles (Ley núm. 172-13, arts. 10 y 8).
- Si sus datos figuran en un comprobante fiscal electrónico, la solicitud corresponde al contribuyente que lo emitió o recibió. Se la reenviamos dentro de 2 días hábiles para que responda en esos mismos plazos.
- Los datos de un comprobante ya emitido no pueden suprimirse antes de que venza su plazo legal de conservación.
8. Cambios a esta política
Publicaremos cualquier cambio en esta misma dirección, con su fecha de vigencia.